Dla osób prowadzących firmy i posiadających duże archiwum dokumentów, które muszą mieć pod ręką, ważne jest znalezienie dla nich miejsca, gdzie będą bezpiecznie przechowywane. Jest to konieczne ze względu na prawo podatkowe i ewentualne audyty zewnętrzne z Urzędu Skarbowego. Jednocześnie trzeba chronić dokumenty przed dostaniem się w ręce osób niepowołanych. Dlatego warto zainwestować w szafy metalowe na dokumenty.
Szafy metalowe na dokumenty w urzędzie
Setki pism i tysiące petentów sprawiają, że ilość dokumentacji w urzędach rośnie lawinowo. Ze względu na przepisy większość z nich musi być przechowywana przez kilka lat. Jednocześnie w przypadku przyjścia petenta do urzędu, referent musi umieć je szybko znaleźć. Umieszczenie ich w szafie metalowej na klucz, w której łatwiejsze jest katalogowanie dokumentów jest najlepszym wyjściem. Można wybrać szafy metalowe na dokumenty niejawne o klasie S1 bądź S2, które nie mają bardzo wielu zabezpieczeń, jednak można wybrać model z szyfrowanym zamkiem. Nawet, jeśli w szafach znajdują się dokumenty z wrażliwymi danymi można sobie pozwolić na takie zabezpieczenia, tym bardziej, że w urzędach znajduje się również stały monitoring. Takie szafy doskonale chronią przed zniszczeniem, zabrudzeniem, czy zawilgoceniem dokumentów. Solidna blacha stalowa nie ulega odkształceniu, niezależnie od stopnia grubości.
Ochrona danych wrażliwych w kancelarii prawnej
Dane wrażliwe takie jak przynależność wyznaniowa, czy stan zdrowia, a także posiadane wyroki prawomocne i nieprawomocne to informacje, które gromadzi o swoich klientach kancelaria prawna. Ponieważ muszą być chronione w sposób szczególny warto do tego celu wykorzystać szafy metalowe na dokumenty. Szyfrowany dostęp czy klucz do szafy chowany w sejfie lub zabezpieczonej szyfrem kasetce daje gwarancję, że dokumenty klientów są właściwie zabezpieczone i ukryte przed widokiem postronnych. W zależności od charakteru informacji mogą mieć one różną klauzulę tajności, od poufnych, przez tajne, aż po ściśle tajne i właśnie według tego kryterium dobiera się odpowiednią szafę metalową na dokumenty. Klauzula tajności nadawana jest przez osobę podpisującą dokumenty bądź do tego upoważnioną. Szafy na dokumenty można wybierać wśród klas S1, S2, bądź 0. Klasy S1 i S2 są klasyfikacją polską, natomiast klasy od 0 do VIII, stanowią klasyfikację europejską.
Depozyt pieniędzy i kosztowności
Szafy metalowe na dokumenty, zwłaszcza te pancerne mogą służyć również jako depozyt dla gotówki i kosztowności. Drogocenne rodzinne pamiątki, takie jak dzieła sztuki czy biżuterię można przechowywać w szafach metalowych w banku. Dodatkowy system zabezpieczeń w postaci sygnalizacji włamania i napadu z funkcją transmisji sygnału alarmu do centrum alarmowego stanowi jeszcze większe zabezpieczenie mienia powierzonego wybranej instytucji finansowej.
Miejsce również na dokumenty w formie elektronicznej
Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, wszystkie dokumenty powinny być gromadzone nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej, co daje większą gwarancję zachowania danych w razie sytuacji losowych, np. pożaru. Szafy metalowe chronią to, co znajduje się w środku, przez co najmniej 60 minut, nawet jeśli wszystko wokół pochłania ogień. Daje to szanse służbom ratowniczo-gaśniczym na uratowanie przynajmniej dokumentów, które są niezbędne do funkcjonowania firmy. W takich szafach mogą się znaleźć nie tylko przenośne nośniki danych, ale również sprzęty elektroniczne, jak np. laptopy, użytkowane jedynie w godzinach pracy.
